Let op: JavaScript is uitgeschakeld in uw browser. Sommige functies van deze website werken mogelijk niet correct. Schakel JavaScript in om een optimale ervaring te hebben.
Publicatiedatum: 15.01.2026
1. Algemeen
Het aanmeldingssysteem is een digitale toepassing die het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AGODI) heeft laten ontwikkelen. Het systeem is beschikbaar voor initiatiefnemers waarmee leerlingen kunnen aanmelden voordat ze zich inschrijven in een school.
Het aanmeldingssysteem registreert de voorkeuren van leerlingen voorafgaand aan de inschrijving.
De initiatiefnemer van de aanmelding stelt het aanmeldingssysteem zelf in en beheert het. De initiatiefnemer wordt aangeduid door de deelnemende schoolbesturen.
Het doel van het aanmeldingssysteem is om elk kind toe te wijzen aan de school van de hoogste keuze van het kind, waarvoor het kind gunstig geordend is door het systeem.
Na afloop van de aanmeldingsperiode ontvangt de aanmelder een e-mail met het resultaat van de aanmelding. Op basis daarvan kan het kind tijdens de inschrijvingsperiode worden ingeschreven.
Als de aanmelder geen e-mailadres opgeeft, dan ontvangt de aanmelder een bericht via de post.
AGODI en de schoolbesturen raden gebruikers aan om deze gebruiksvoorwaarden en het beleid rond gegevensverwerking en gegevensbescherming aandachtig te lezen voordat ze de toepassing gebruiken.
2. Gebruikersvoorwaarden
Door het aanmeldingssysteem te gebruiken, gaat de gebruiker automatisch akkoord met deze gebruiksvoorwaarden, en met het beleid rond gegevensverwerking en gegevensbescherming.
2.1 Bekwaamheid van gebruiker en ouderlijk gezag
Door het aanmeldingssysteem te gebruiken, verklaart de gebruiker dat die, conform het Belgisch recht, bekwaam is om diens rechten uit te oefenen. Als de gebruiker minderjarig is, heeft de gebruiker vooraf geldige toestemming nodig van de ouder(s) of wettelijke vertegenwoordigers om gebonden te zijn aan deze gebruiks- en privacy voorwaarden.
De beslissingen over een minderjarige worden steeds genomen door de personen die het ouderlijk gezag uitoefenen. Over ouderlijk gezag kan je meer info terugvinden in de ‘omzendbrief betreffende ouderlijk gezag in het onderwijs’ met nummer NO/2005/011. (Raadpleegbaar via Vlaams Ministerie van onderwijs en vorming, https://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/document.aspx?docid=13584).
Wanneer iemand een minderjarige wil aanmelden, heeft die persoon steeds toestemming nodig van degene het ouderlijk gezag uitoefent.
2.2 Oneigenlijk gebruik en juistheid van gegevens
De gebruiker is verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens die geregistreerd worden in het aanmeldingssysteem.
Oneigenlijk gebruik van het aanmeldingssysteem door de gebruiker is niet toegestaan. Onder oneigenlijk gebruik wordt onder andere verstaan:
- het gebruik van het aanmeldingssysteem volgens niet toegekende rechten;
- het opzettelijk invoeren van foutieve gegevens. De persoon die het ouderlijk gezag uitoefent is verantwoordelijk voor het correct en volledig invullen van de gevraagde gegevens in de applicatie. Wanneer nadien blijkt dat een leerling een toewijzing heeft gekregen op basis van verkeerde of onvolledige informatie, kan de leerling zijn recht op inschrijving verliezen;
- het meermaals aanmelden van een leerling;
- het ongeoorloofd verspreiden van gegevens van andere gebruikers.
Elk oneigenlijk gebruik zal juridische gevolgen hebben.
2.3 Aanmelden via de toepassing en geheimhouding van aanmeldgegevens
Aanmelden gebeurt bij voorkeur via het toegangsbeheer van de Vlaamse Overheid. Maar het is ook mogelijk om in te loggen via gebruikersnaam en paswoord.
Elke gebruiker gaat zorgvuldig om met zijn gebruikersnaam en wachtwoord en is tot geheimhouding ervan gehouden. Als een gebruiker merkt of vermoedt dat diens gebruikersnaam of wachtwoord verloren is gegaan of door iemand anders wordt gebruikt, meldt de gebruiker dat meteen en onderneemt de gebruiker de nodige stappen om misbruik te voorkomen.
Elke gebruiker blijft aansprakelijk voor alle schade, direct of indirect, die ontstaat door het gebruik van zijn gebruikersnaam of wachtwoord. Dit geldt voor elk gebruik, toegestaan of niet, dat plaats vond vóór het moment waarop de gebruikersnaam en het wachtwoord werden gedeactiveerd.
2.4 Kosten voor het gebruik van het systeem
Voor het gebruik van het aanmeldingssysteem is de gebruiker op geen enkel moment een vergoeding verschuldigd.
2.5 Meer informatie nodig?
Bij vragen over (het gebruik van) de toepassing kan de gebruiker terecht bij de helpdesk via onderwijs@machelen.be of 02 254 12 54.
2.6 Een klacht?
Voor klachten en vaststellingen over technische fouten en zuiver materiële vergissingen voor of na de definitieve toewijzingen kan de gebruiker contact opnemen met de ombudsdienst inschrijvingen via deze link.
Daarnaast kan de gebruiker en andere belanghebbenden een klacht indienen bij de Commissie inzake Leerlingenrechten bij niet akkoord van een weigering op basis van bereikte capaciteit.
3. Privacyverklaring
In deze verklaring vindt u hoe AGODI en de schoolbesturen uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken wanneer u gebruik maakt van de toepassing.
AGODI en de schoolbesturen nemen uw rechten bij gegevensverwerking ernstig en verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen zoals die zijn voorgeschreven door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), desgevallend aangevuld door federale en Vlaamse regelgeving. De Algemene Verordening Gegevensbescherming is de belangrijkste Europese privacywet die regels bevat voor de verwerking van persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring trachten AGODI en de schoolbesturen uw vragen met betrekking tot de gegevensverwerking in het kader van het aanmeldingssysteem te beantwoorden.
3.1 Wie verwerkt uw persoonsgegevens?
AGODI en de schoolbesturen treden op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken. Ieders verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in een ‘onderlinge overeenkomst’. De verantwoordelijken verwerken de persoonsgegevens omdat dit nodig is voor de taken die zij uitvoeren, vanuit het behartigen van het algemeen belang.
FrontForce NV is voor AGODI ‘een verwerker’. Het bedrijf ontwikkelt, beheert en onderhoudt het systeem en de software.
Als u algemene vragen hebt over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken, kunt u contact opnemen met de initiatiefnemer van de aanmeldingsprocedure door te mailen naar onderwijs@machelen.be. U kunt daar ook terecht met opmerkingen en suggesties.
3.2 Welke gegevens verwerken we over u en waarom?
In het aanmeldingssysteem verwerken AGODI en de schoolbesturen uw persoonsgegevens. Dat zijn de gegevens die u identificeren of die een band leggen met u als natuurlijke persoon.
Hieronder vindt u een opsomming van de categorieën van persoonsgegevens die AGODI en de schoolbesturen verwerken per categorie van betrokkenen en waarom AGODI en de schoolbesturen deze verwerken:
De ouder:
- Identificatiegegevens: nodig voor identificatie en authenticatie
- Contactgegevens: nodig om contact op te nemen in geval van vragen bij het aanmeldingsdossier, nodig om het resultaat van de toewijzing te kunnen communiceren.
- Gegevens met betrekking tot voorrang (vb. kind van personeel): nodig om een rangorde voor toewijzing te kunnen opmaken.
Leerling die wenst aan te melden:
- Identificatiegegevens: nodig voor identificatie en authenticatie
- Aanmeldingsgegevens zoals keuze school, gegevens m.b.t. voorrang, bewijsstukken m.b.t. voorrang, gegevens voor ordening: nodig om een rangorde voor toewijzing te kunnen opmaken.
- Resultaat van rangordemotor (toewijzingslijst, toewijzingsbericht, weigeringsdocument): nodig om het resultaat van de toewijzing te kunnen communiceren.
- Inschrijvingsstatus van de leerling: nodig om een actueel zicht te hebben op het aantal geweigerde leerlingen binnen het aanmeldingsinitiatief met het oog op eventuele uitbreidingen van capaciteit. Nodig om ouders een actueel zicht te bieden op de plaats van hun kind op de weigeringslijst. Dit wordt automatisch aangepast op basis van de inschrijvingsstatus in de leerlingendatabank van AGODI. De schoolmedewerker kan de inschrijvingsstatus ook handmatig aanpassen.
- Uitwisseling met leerlingendatabank van AGODI om zich te hebben op welke leerlingen zijn aangemeld voor een capaciteitsniveau waarvoor de leerling zich kan beroepen op een gegarandeerde schoolloopbaan (basisonderwijs).
Andere personen die betrokken zijn bij de aanmeldingen zoals initiatiefnemer, schoolmedewerker, schoolbeheerder, helpdeskmedewerker, additionele personen die de ouder toevoegt:
- Identificatiegegevens: nodig voor identificatie en authenticatie
Alle gegevens kunnen ook gebruikt worden in het kader van evaluatie en monitoring van het aanmeldingssysteem.
3.3 Foute gegevens
Het kan zijn dat de informatie die u terugvindt in het aanmeldingsportaal onjuist, verouderd of onvolledig is.
De aanmelder of elke andere persoon met toegang tot het dossier kan tijdens de ‘Aanmeldingsperiode’ zijn aanmeldingen wijzigen (vb. een extra school toevoegen, verwijderen of de volgorde veranderen), bijkomende personen toevoegen of andere gegevens aanpassen. Van elke wijziging in het dossier krijgt de aanmelder een bericht via e-mail.
3.4 Cookies
We verwerken bij het gebruik van het aanmeldingssysteem ook gegevens door middel van cookies.
Cookies zijn kleine gegevens- of tekstbestanden die op uw computer of mobiele apparaat worden geïnstalleerd wanneer u een website bezoekt of een (mobiele) toepassing gebruikt. Cookies die gebruikt worden, zorgen voor een optimale werking van de website of toepassing en worden niet gebruikt voor andere doeleinden.
Hieronder staat een overzicht van cookies die gebruikt worden binnen het aanmeldingssysteem.
1. Authenticatiecookies
Naam:
- OP_Token
- CA_Token
- Verifier_code
Doel: Deze cookies optimaliseren het authenticatieverkeer over de verschillende servers van het aanmeldportaal. Het systeem gebruikt deze cookies om de gebruiker bij de verschillende servers te kunnen authenticeren
Type: Cookie
Domein: <initiatief>.aanmelden.vlaanderen
Verwerker: AGODI
Geldigheid: Sessie
Naam:
- Vo-taalkeuze
- VOGTIANONUSER
Doel: Deze cookies zijn afkomstig van het Vlaamse toegangsbeheer (ACM/IDM)
Type: Cookie
Domein: .vlaanderen.be
Verwerker: Vlaamse Overheid
Geldigheid: 1 maand
2. Technische Dotnet Cookies
Naam
- .OP.Session
- .SP.Session
- .AspNetCore.Antiforgery.xxxx
Doel: Dit zijn standaard sessie-gebaseerde cookies van Microsoft dotnet om de veiligheid te garanderen en de correcte browser/eigenaar te kunnen verifiëren.
Type: Cookie
Domein:
<initiatief>.aanmelden.vlaanderen
Scholenportaal.aanmelden.vlaanderen
Verwerker: AGODI
Geldigheid: Sessie
3.5 Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?
Volgens de algemene regel mogen AGODI en de schoolbesturen uw persoonsgegevens alleen bewaren tijdens de periode waarin ze noodzakelijk zijn om bepaalde diensten te verlenen.
De persoonsgegevens worden maximaal twee jaar na de aanmelding bewaard. Deze termijn is nodig voor het ordenen, toewijzen en opvolgen van de inschrijving.
Na verloop van die verjaringstermijn worden de gegevens verwijderd, tenzij ze van historisch, cultureel of algemeen belang zouden zijn.
3.6 Wie kan uw persoonsgegevens zien?
In de applicatie bestaan verschillende rollen (beheerder, helpdeskmedewerker, medewerker van een school etc.) Elke rol heeft zijn eigen rechten voor de toegang tot persoonsgegevens. Hieronder overlopen hoe de rollen worden toegekend en welke rechten ze uitoefenen.
Beheerder:
- Wie? Alle scholen van het samenwerkingsverband duiden één of enkele personen aan die de centrale opvolging van het aanmeldsysteem op zich neemt.
- Toegang? Een beheerder kan alle leerlingendossiers inzien en heeft ook toegang tot het digitale logboek.
Helpdeskmedewerker:
- Wie? De helpdeskmedewerker wordt aangeduid door de beheerder.
- Toegang? Een helpdeskmedewerker kan alle leerlingendossiers inzien om vragen van gebruikers bij de aanmelding te kunnen beantwoorden. Het is ook mogelijk dat de helpdeskmedewerker een controle uitvoert op de gegevens m.b.t. de voorrang.
Medewerker van een school:
- Wie? De medewerker van een school wordt aangeduid door de directeur van een school.
- Toegang? De medewerker kan een eventuele controle uitoefenen op de voorrang broer/zus en/of voorrang voor kinderen van personeel. De medewerker heeft toegang tot de toewijzingslijst op het niveau van de vestigingsplaats van de eigen school met het oog op de verdere inschrijving in de school. De medewerker ziet niet voor welke andere scholen de leerling zich aanmeldde en welke voorkeurorde.
Directeur van een school:
- Toegang? De directeur kan zien wie beheerder is voor het samenwerkingsverband waar ze deel van uitmaken en kan een medewerker van de school aanduiden. Deze rol heeft geen toegang tot leerlingengegevens.
Applicatiebeheerder AGODI:
- Toegang? Deze rol maakt een nieuw samenwerkingsverband aan en voegt de betrokken scholen toe. De applicatiebeheerder kan enkel de beheerder(s) per samenwerkingsverband zien, geeft feedback over de kwaliteit aan het aanmeldingsinitiatief en heeft geen toegang tot leerlingengegevens.
Medewerkers AGODI:
- Toegang? Enkel de medewerkers van AGODI die in het kader van hun wettelijk opdracht de geregistreerde weigeringen opvolgen, hebben toegang tot de persoonsgegevens van de weigeringen.
Het is mogelijk dat AGODI en de schoolbesturen voor bepaalde specifieke diensten een beroep doen op andere externe partijen (zgn. ‘derden’), die uw ook nog bijkomend persoonsgegevens verwerken. AGODI en de schoolbesturen bezorgen uw persoonsgegevens aan die verwerkers, zodat ze de dienst in kwestie kunnen verlenen. AGODI en de schoolbesturen oefenen daar op elk moment controle uit. AGODI en de schoolbesturen sluiten met deze verwerkers een verwerkersovereenkomst af in overeenstemming met artikel 28 van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Indien deze gegevens gedeeld worden met nog andere partijen, dan gebeurt dit enkel nadat hiervoor een protocol wordt afgesloten tussen de betrokken instanties, zoals bedoeld in artikel 8 van het Decreet betreffende het elektronisch bestuurlijke gegevensverkeer van 18 juli 2018. De initiatiefnemer zal via deze privacyverklaring de gebruikers informeren over de afgesloten protocollen.
3.7 Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?
AGODI en de schoolbesturen nemen de passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot jouw persoonsgegevens te vermijden. Dit omvat minstens volgende beveiligingsmaatregelen: sterk uitgebouwd rollen en rechtenbeheer achter ACM/IDM die de toegang tot de gegevens tot een minimum beperkt, logging, encryptie, performance testen, pentesten, beveiliging van de netwerkinfrastructuur, fysieke beveiliging van het datacenter.
3.8 Wat zijn uw rechten?
U hebt verschillende rechten bij de verwerking van persoonsgegevens, met name:
- het recht op inzage in uw persoonsgegevens;
- het recht op verbetering van uw persoonsgegevens;
- het recht op verwijdering van uw persoonsgegevens;
- het recht om uw toestemming in te trekken en het recht om u te verzetten tegen een verwerking.
Elk verzoek hieromtrent richt u naar de initiatiefnemer van de aanmeldingsprocedure. Dit kan per e-mail naar onderwijs@machelen.be. We vragen dan een bewijs van uw identiteit zodat uw gegevens niet worden meegedeeld aan iemand die er geen recht op heeft.
In lijn met de wens van de decreetgever, kozen de verwerkingsverantwoordelijken ervoor om de nodige waarborgen in te bouwen om de rechten, vrijheden en gerechtvaardigde belangen van de betrokkenen te beschermen:
- De betrokkenen zijn op de hoogte gebracht van deze vorm van geautomatiseerde besluitvorming via de gebruikersvoorwaarden en de privacyverklaring die zij voorafgaand aan het gebruik van het systeem aanvaard hebben.
- AGODI en de schoolbesturen vragen aan de initiatiefnemer om de rangordemotor (ROM) steeds te laten proefdraaien en het resultaat te controleren tot op niveau van het individu (i.e. de menselijke tussenkomst). De rangordemotor ordent de leerling en wijst de leerling toe aan de school van hoogste keuze waarvoor gunstig gerangschikt.
- De ROM kan steeds inzicht geven op welke manier de ordening van plaatsen/aanmeldingen is uitgevoerd en dit laat de initiatiefnemer toe om het resultaat transparant te reconstrueren.
- Elke initiatiefnemer richt een ‘ombudsdienst inschrijvingen’ in, die onder andere instaat voor klachten en vaststellingen over technische fouten of zuiver materiële vergissingen voor of na de definitieve toewijzingen. Nadat de klacht over een technische fout of materiële vergissing is behandeld door de ombudsdienst inschrijvingen, is er een beroepsmogelijkheid bij de Commissie Leerlingenrechten (CLR)(art. 37/51).
- De Commissie Leerlingenrechten is ook rechtstreeks toegankelijk zonder eerst naar de ombudsdienst inschrijvingen te moeten gaan: "Ouders en andere belanghebbenden kunnen in de situaties, vermeld in artikel 37/31, al dan niet na (...) een behandeling door de ombudsdienst inschrijvingen, vermeld in artikel 37/16, §2, een schriftelijke klacht indienen bij de CLR."
Meer info over de Commissie Leerlingenrechten staat hier https://onderwijs.vlaanderen.be/nl/directies-administraties-en-besturen/leerlingenadministratie-basis-en-secundair-onderwijs/leerlingen-inschrijven-in-het-basis-en-secundair-onderwijs/commissie-inzake-leerlingenrechten .
3.9 Klachten
Als u het niet eens bent met de manier waarop uw gegevens worden verwerkt, kan u verschillende acties ondernemen. U kan hierover de initiatiefnemer aanspreken via onderwijs@machelen.be.
Daarnaast kan u ook steeds een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit, de Vlaamse Toezichtcommissie. Dat kan via https://www.vlaanderen.be/vlaamse-toezichtcommissie/contacteer-de-vlaamse-toezichtcommissie .
3.10 Algemene informatie
AGODI en de schoolbesturen behouden zich het recht voor om het beleid te wijzigen en aan te passen. Wijzigingen en aanpassingen melden we altijd via het aanmeldingsportaal.
4. Contactgegevens
Het Agentschap voor Onderwijsdiensten (‘AGODI’), ingeschreven in het KBO met nummer 0316.380.841 en met vestigingsnummer 2.199.317.226 waarvan de administratieve zetel zich bevindt te Koning Albert II laan 15, 1210 Sint-Joost-ten-Node
Contactpersoon van het aanmeldingsinitiatief: lokaal bestuur Machelen - Lena Debecker (gemandateerd initiatiefnemer van de aanmeldingsprocedure)
Aangeduid door volgende schoolbesturen:
- Scholengroep SCOOP, ingeschreven in het KBO met nummer 0267.378.421 waarvan de administratieve zetel zich bevindt te De Bavaylei 134/3, 1800 Vilvoorde
- Scholengroep Noordrand, ingeschreven in het KBO met nummer 0413.332.440 waarvan de administratieve zetel zich bevindt te Hellingstraat 44, 1800 Vilvoorde